Die Planung einer Hochzeit kann überwältigend sein, vor allem, wenn man sich nicht sicher ist, wann man mit den verschiedenen Aufgaben beginnen soll. Mit der richtigen Struktur und einer detaillierten Checkliste wird die Planung jedoch deutlich einfacher und stressfreier. In diesem Blogbeitrag werde ich euch durch die wichtigsten Schritte der Hochzeitsvorbereitung führen, unterteilt in verschiedene Zeitabschnitte, damit ihr in jeder Phase den Überblick behaltet.
12-18 Monate vor der Hochzeit
Mit der Hochzeitplanung kann man generell nicht zu früh starten. In der Regel beginnen Paare ca. 12-18 Monate vorher damit. In dieser Zeit steht erstmal ein großer Teil der Planung an, bevor es dann später im Verlauf der Planung um die Feinheiten geht.
Es ist wichtig, dass ihr ausreichend Zeit einplant, um die Grundlagen zu schaffen und die ersten Entscheidungen zu treffen.
Die Grundlage bildet hier zunächst eure Hochzeitslocation und euer Hochzeitsdatum. Stellt euch die Hochzeitsplanung wie ein Kartenhaus vor, das in sich zusammen brechen würde, wenn ihr nicht mit einer passenden Grundlage startet.
Budget festlegen
Bevor ihr mit der Planung eurer Traumhochzeit beginnt, solltet ihr euer Budget festlegen. Hierbei geht es nicht nur um die Gesamtkosten, sondern auch darum, dass ihr festlegt, wie viel ihr für die einzelnen Posten, wie Location, Fotograf, DJ, Deko usw. ausgeben möchtet.
Bei der Location müsst ihr ungefähr mit 180-200€ pro Person rechnen. Hier sind dann bereits Essen und Getränke (meistens bis zu einem gewissen Zeitpunkt) inkludiert. Natürlich gibt es, wie bei allen Dienstleistern auch, günstigere und teurere Optionen.
Wenn ihr also euer Gesamtbudget festgelegt habt und wisst, wie viel ihr davon fest für eure Location einplanen müsst, könnt ihr euer Budget auf alle weiteren Dienstleister aufteilen.
Wichtig ist, dass ihr euch möglichst an euren Budgetplan haltet, um hinterher auch wirklich für alle Dienstleistungen genug Geld eingeplant zu haben.
Die Gästeliste erstellen
Überlegt euch, wie viele Gäste ihr einladen möchtet und erstellt eine erste Gästeliste. Diese Liste wird im weiteren Verlauf der Planung als Grundlage dienen, um die Wahl der Location und der weiteren Dienstleister zu treffen.
Bei der Erstellung der Gästeliste müsst ihr euch genau darüber bewusst sein, wen ihr wirklich bei eurer Hochzeit dabei haben möchtet. Hier solltet ihr euch auf keinen Fall verpflichtet fühlen Gäste nur einzuladen, weil es so von euch erwartet wird. Vergesst nie: Es ist eure Hochzeit und nur ihr entscheidet, wen genau ihr dabei haben möchtet.
Dabei dürft ihr auch nicht vergessen, dass jeder Gast auch Geld kostet. Je mehr Gäste ihr also einladet (auch wenn ihr den ein oder anderen gar nicht einladen wollt), desto mehr Budget müsst ihr auch für eure Location (inkl. Essen & Getränke) einplanen.
Location auswählen und buchen
Eine der wichtigsten Entscheidungen in der Hochzeitsplanung ist die Wahl der richtigen Location. Wie bereits erwähnt bildet sie die Grundlage für die gesamte weitere Planung. Überlegt euch, ob ihr eine Feier im Freien oder in einem eleganten Saal bevorzugt. Besonders beliebte Locations sind oft früh ausgebucht, daher ist es wichtig, diese rechtzeitig zu buchen.
Achtet bei der Wahl eurer Hochzeitslocation neben dem Budget und der Kapazität vor allem auf folgende Punkte:
Verfügbarkeit
Viele beliebte Hochzeitslocations sind Monate oder sogar Jahre im Voraus ausgebucht, besonders in den Hauptmonaten der Hochzeitssaison. Daher solltet ihr frühzeitig anfragen, um sicherzustellen, dass eure Wunschlocation an eurem gewünschten Datum verfügbar ist. Wenn ihr ein bestimmtes Datum im Kopf habt, kann es sinnvoll sein, die Verfügbarkeit der Location so früh wie möglich zu prüfen.
Stil und Atmosphäre
Die Location sollte zum Stil und Thema eurer Hochzeit passen. Überlegt, ob ihr eine moderne, elegante Hochzeit in einem schicken Hotel, eine rustikale Feier auf einem Gutshof oder eine romantische Zeremonie im Freien bevorzugt. Der Stil der Location bestimmt oft auch die Dekoration und das Farbkonzept.
Innen- und Außenbereiche
Je nach Jahreszeit und Wetterbedingungen kann es sinnvoll sein, eine Location mit sowohl Innen- als auch Außenbereichen zu wählen. Eine Trauung im Freien unter einem Pavillon oder eine Sektempfang im Garten können eine wunderschöne Atmosphäre schaffen. Überprüft, ob die Location auch bei schlechtem Wetter eine geeignete Indoor-Option bietet, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.
Catering und Getränkeservice
Viele Locations bieten ein eigenes Catering an, während andere es dir ermöglichen, einen externen Caterer zu beauftragen. Wenn ihr euch für eine Location entscheidet, die nur ein internes Catering bietet, stellt sicher, dass das Menü euren Vorstellungen entspricht und dass ihre gegebenenfalls Anpassungen vornehmen könnt. Achtet auch auf die Getränkepauschalen und darauf, ob es eine offene Bar gibt oder ob ihr bestimmte Drinks auswählen müsst.
Wetterbedingungen (bei Freilufthochzeiten)
Wenn ihr eine Hochzeit im Freien plant, ist es wichtig, die Wetterbedingungen zu berücksichtigen. Im Sommer kann es sehr heiß werden, im Winter ist es möglicherweise zu kalt, um draußen zu feiern. Vergewissert euch, dass die Location Vorkehrungen für schlechtes Wetter getroffen hat, wie z. B. Zelte oder überdachte Bereiche, um auf unerwartete Änderungen des Wetters vorbereitet zu sein.
Lärm- und Geräuschpegel / Sperrstunde
Besonders bei offenen Locations wie Gartenhochzeiten oder Hochzeiten in Stadtzentren kann es zu Lärm kommen. Überprüft, ob die Location Lärmschutzvorkehrungen hat oder ob es zeitliche Einschränkungen gibt, bis wann Musik gespielt werden darf. Dies ist besonders wichtig, wenn ihr eine späte Feier mit lauter Musik plant
Hochzeitsdatum festlegen
Bei der Festlegung eures Hochzeitsdatums habt ihr zwei verschiedene Möglichkeiten.
Entweder ihr sagt, dass ihr an einem bestimmten Datum heiraten möchtet und sucht daraufhin eine Location, die an diesem bestimmten Datum noch frei ist, oder ihr sucht erst die Location aus und sofern ihr euch dann entschieden habt, guckt ihr, welche Tage in der Location noch frei sind und wählt basierend darauf euer Hochzeitsdatum aus.
Hochzeitsplaner oder Wedding Day Manager engagieren
Falls ihr euch für die Planung eurer Hochzeit einen Profi an eurer Seite wünscht, dann ist jetzt (oder auch noch vor der Locationsuche, wenn noch nichts feststeht) der richtige Zeitpunkt einen Hochzeitsplaner anzufragen. Generell könnt ihr euch im ganzen Verlauf der Planung die Hilde eines Hochzeitsplaners dazu holen. Lest euch gerne mehr zu den Themen Komplettplanung, Teilplanung & Wedding Day Manager durch.
Die ersten Dienstleister engagieren
Sobald die Location und eurer Hochzeitsdatum feststehen ist es wichtig, dass ihr die ersten Dienstleister engagiert.
Hier müsst ihr euch zunächst auf die Dienstleister fokussieren, die am Tag nur auf einer Hochzeit anwesend sein können. Hierzu zählen zum Beispiel der Fotograf, Videograf, DJ, Musiker und der Wedding Day Manager.
9-12 Monate vor der Hochzeit
Brautkleid und Anzug aussuchen
Etwa 9-12 Monate vor euer Hochzeit solltet ihr mit der Suche nach dem perfekten Brautkleid und dem passenden Hochzeitsanzug für den Bräutigam beginnen. Denkt daran, dass das Brautkleid in der Regel anprobiert, maßgeschneidert und an die Figur angepasst werden muss. Ein ähnlicher Zeitrahmen gilt für den Anzug des Bräutigams.
Caterer und Menü auswählen
Wenn ihr eine Hochzeit mit Catering plant, ist es wichtig, frühzeitig einen Anbieter zu buchen. Wählt ein Menü, das zu eurem Stil und euren Gästen passt. Denkt auch an besondere Bedürfnisse wie vegetarische, vegane, glutenfreie oder andere Optionen.
Viele Locations bieten auch ein Probeessen an. Erkundigt euch am besten direkt bei eurer Location, ob es sowas gibt und wann ihr zum Probeessen vorbeikommen könnt.
Florist auswählen und Blumenarrangements besprechen
Blumen spielen eine zentrale Rolle in der Hochzeitsdekoration. Bucht einen Floristen und besprecht, welche Blumen zu eurem Thema und Farbkonzept passen. Denkt an den Brautstrauß, Blumen für die Tische und die Dekoration der Zeremonie.
Solltet ihr einen Brautstraußwurf in Betracht ziehen, dann denkt auch an einen Wurfstrauß. Ein Wurfstrauß ist ein kleiner Brautstrauß, den die Braut traditionell während der Hochzeitsfeier in die Menge der unverheirateten Frauen wirft. Er ist kleiner und weniger aufwendig, als ein Brautstrauß. Dieser soll ja schließlich bei der Braut bleiben und nicht kaputt gehen.
Trauzeugen und Brautjungfern festlegen
Wählt, sofern das noch nicht passiert ist, eure Trauzeugen und Brautjungfern aus und sprecht mit ihnen über ihre Aufgaben und Erwartungen. Diese Personen sind nicht nur für organisatorische Aufgaben wichtig, sondern auch für ihre emotionale Unterstützung während der Planungszeit und am Hochzeitstag.
6-9 Monate vor der Hochzeit
Mit etwa 6-9 Monaten vor der Hochzeit beginnt ihr, die restlichen Details zu planen und zu buchen.
Hochzeitseinladungen und
Save-the-Date-Karten
Die Save-the-Date-Karten sollten spätestens 9 Monate vor der Hochzeit verschickt werden, besonders wenn viele Gäste von weiter her anreisen müssen oder eure Gäste Urlaub nehmen müssen. Ich empfehle eigentlich Save the Date Karten rauszuschicken, sobald das Hochzeitsdatum feststeht. Die formellen Hochzeitseinladungen werden dann etwa 3-6 Monate vor dem Hochzeitstermin verschickt.
Hochzeitsreise buchen
Wenn ihr eine Hochzeitsreise plant, solltet ihr auch etwa 6 Monate im Voraus buchen. Denkt daran, dass viele Hochzeitsreiseziele während der Hauptreisezeit schnell ausgebucht sind. Berücksichtigt eure Wünsche und das Budget.
Probestyling vereinbaren
Für das Make-up und die Frisur am Hochzeitstag solltet ihr Proben vereinbaren. Das gibt euch die Möglichkeit, verschiedene Stile auszuprobieren und sicherzustellen, dass ihr mit dem Ergebnis zufrieden seid. Außerdem habt ihr so keinen Stress an eurem Hochzeitsmorgen und könnt euch ganz auf euren Tagesplan verlassen.
Gastgeschenke
Macht euch Gedanken über Gastgeschenke. Möchtet ihr personalisierte Geschenke oder vielleicht etwas, das mit eurem Hochzeitsmotto harmoniert?
Wie wäre es mit persönlichen Gastgeschenken? Hier kann ich euch zum Beispiel empfehlen eine Live-Malerin als Überraschung zu buchen, die während eurer Hochzeitsfeier Gästeillustrationen anfertigt.
Schaut euch die Idee mit der Live-Malerin am besten direkt an, bevor ihr sie vergesst:
3-6 Monate vor der Hochzeit
Nun geht es darum, alles zu verfeinern und die letzten Details zu klären.
Ablaufplan für den Hochzeitstag erstellen
Erstellt einen detaillierten Ablaufplan für euren Hochzeitstag. Dieser Plan sollte alle wichtigen Ereignisse und Zeiten enthalten, wie z.B. den Beginn der Zeremonie, den Empfang, die Reden und das Tanzen. Teilt diesen Plan mit euren Dienstleistern und euren Trauzeugen, damit alle gut vorbereitet sind.
Hochzeitstorte bestellen
Beginnt jetzt, eine Hochzeitstorte zu bestellen. Wählt eine Bäckerei, die Erfahrung mit Hochzeitskuchen hat, und besprecht Design, Geschmack und Größe der Torte. Es ist eine gute Idee, verschiedene Geschmackskombinationen zu probieren, bevor ihr eine endgültige Wahl trefft.
Sitzordnung planen
Die Sitzordnung ist ein wichtiger Bestandteil der Hochzeitsvorbereitungen. Überlegt euch, wer mit wem sitzen sollte, und erstellt eine detaillierte Tabelle für die Tische. Denkt auch an die Platzierung der Braut und des Bräutigams sowie an die Sitzplätze für die Trauzeugen.
Überlegt auch genau, wer neben wem sitzen kann, wo es vielleicht zu ungewollten Streitigkeiten kommen könnte. Ihr kennt eure Hochzeitsgesellschaft am besten.
Kleid und Anzug anpassen
Wenn ihr euer Brautkleid oder den Anzug schon ausgesucht habt, geht es nun an die Anpassungen. Falls notwendig, sind jetzt letzte Änderungen möglich. Wartet damit aber lieber nicht zu lange, denn auch einfache Anpassungen können viel zeit in Anspruch nehmen.
1-3 Monate vor der Hochzeit
Die letzten Monate vor der Hochzeit sind vor allem von organisatorischen Aufgaben und finalen Vorbereitungen geprägt.
Hochzeitskleid abholen
Ihr solltet euer Brautkleid spätestens 1-2 Monate vor der Hochzeit abholen. Dabei wird auch die letzte Anprobe durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Kleid perfekt sitzt.
Fragt eure Eltern oder Freunde, ob ihr dass Kleid bei ihnen hinhängen könnt, damit euer Verlobter es vor eurem Hochzeitstag nicht zu Gesicht bekommt.
Notfallkit zusammenstellen
Stellt ein Notfallkit zusammen, das alles enthält, was ihr für den Tag benötigen könntet – von Sicherheitsnadeln über Pflaster bis hin zu Lippenstift und Haarspray. Denkt dabei auch an ein Erste-Hilfe-Set, Klebeband, Schere, ein Nähset, Deo, einfach alles, was an eurem Hochzeitstag gebraucht werden könnte. Wenn ihr einen Wedding Day Manager engagiert, dann wird dieser auch solche Dinge dabei haben.
Euer Eheversprechen schreiben
Wenn ihr ein eigenes Eheversprechen schreiben möchtet, ist jetzt die perfekte Zeit, um damit zu beginnen. Denkt darüber nach, was ihr an diesem besonderen Tag zueinander sagen möchtet.
Ihr könnt euer Eheversprechen traditionell während der Trauung vortragen oder ganz alleine, Hierfür eignet sich zum Beispiel der First Look oder ihr stellt euch, wenn ihr euch vor der Trauung nicht sehen möchtet, zum Beispiel an eine Außenecke einer Wand. So seht ihr euch nicht, könnt aber dennoch miteinander sprechen und ein paar Worte miteinander teilen.
1 Woche bis 1 Tag vor der Hochzeit
Jetzt kommt die letzte Etappe – die finalen Vorbereitungen.
Letzte Rückmeldung mit den Dienstleistern
Kontaktiert alle Dienstleister, um sicherzustellen, dass sie alle Details eurer Hochzeit bestätigt haben. Überprüft den Zeitplan und klärt alle offenen Fragen.
Brautjungfern und Trauzeugen briefen
Gebt den Trauzeugen und Brautjungfern noch einmal alle wichtigen Informationen zum Ablauf des Hochzeitstags. Sie sollten wissen, wann sie wo sein müssen und welche Aufgaben sie übernehmen.
Entspannen und genießen
Der Hochzeitstag naht – jetzt ist es Zeit, sich zu entspannen. Gönnt euch eine Auszeit, bevor der große Tag beginnt. Nehmt euch Zeit, um in Ruhe auf den Moment hinzuarbeiten und euch gegenseitig zu feiern.
Fazit
Die Planung einer Hochzeit erfordert Zeit, Geduld und Organisation, aber mit einer klaren Checkliste und der richtigen Unterstützung wird der Tag, von dem ihr schon lange träumt, zu einem wunderschönen Erfolg. Diese detaillierte Planung wird euch helfen, sicherzustellen, dass nichts vergessen wird und dass ihr euren Hochzeitstag in vollen Zügen genießen könnt. Und natürlich könnt ihr euch euch auch immer die Hilfe eines Profis dazu holen. Ich plane Hochzeiten überall dort, wo ihr seid und durfte bereits viele Paare auf dem Weg zu ihrer Traumhochzeit begleiten.
